Votre entreprise génère chaque jour des factures, des contrats, des bons de livraison, des rapports et des e-mails. Sans système de classement, les équipes perdent des heures à chercher ce dont elles ont besoin et les erreurs d'archivage s'accumulent. Nous déployons des modèles d'IA qui lisent, catégorisent et acheminent chaque document au bon endroit, de façon automatique et sans intervention manuelle.
La plupart des PME gèrent leurs documents comme elles l'ont toujours fait : des dossiers partagés avec des noms que seul leur créateur comprend, des e-mails avec des pièces jointes jamais archivées et des recherches qui consomment un temps de travail réel. Quand le volume augmente, le chaos suit. Un cabinet professionnel de 20 collaborateurs peut traiter des milliers de documents par mois ; une entreprise de distribution, des dizaines de milliers entre bons de livraison, commandes et factures. Sans classification automatique, ce volume se transforme en bruit.
La classification documentaire par intelligence artificielle résout ce problème là où il se produit : au moment où le document entre dans le système. Les modèles analysent le contenu du fichier — pas seulement son nom ou son extension —, le comparent aux catégories définies par votre entreprise et le placent dans le bon dossier, le bon dossier client ou le bon registre. Que le document arrive par e-mail, par scanner ou via une intégration avec votre ERP ou CRM, le processus est identique. Le système apprend de ses exceptions et s'améliore avec le temps.
Chez Summum IA, nous concevons la solution autour de votre flux de travail réel, et non d'une démonstration générique. Nous recensons les types de documents que votre entreprise traite, entraînons ou configurons le modèle avec de vrais exemples, le connectons à vos outils existants (Microsoft 365, Google Workspace, ERP, système de gestion documentaire) et établissons les règles d'acheminement. Le résultat est un pipeline que votre équipe exploite sans compétences techniques : le document entre, est classé et disponible au bon endroit en quelques secondes.
Nous auditons les types de documents que l'entreprise traite, leurs volumes mensuels, les erreurs d'archivage habituelles et les besoins de recherche. Nous définissons ensemble la taxonomie de classification : catégories, sous-catégories, règles métier et exceptions connues.
Nous sélectionnons l'architecture technique adaptée (classifieur léger, modèle de langage, OCR + extraction structurée) en fonction du type de documents et du volume. Nous réalisons un pilote avec de vrais documents de votre entreprise pour mesurer la précision avant le déploiement.
Nous connectons le classifieur aux points d'entrée des documents : boîte de réception e-mail, scanners, portails de chargement, API de votre ERP ou gestionnaire documentaire. Nous configurons les règles d'acheminement automatique et les alertes pour les cas nécessitant une révision humaine.
Nous déployons le système en production avec une période de supervision pour corriger les erreurs de classification et alimenter le modèle en retour. Nous formons l'équipe chargée des exceptions et livrons un tableau de bord de métriques (précision, volume traité, documents en révision) pour que vous puissiez mesurer les performances.
Le détail opérationnel : ce que nous livrons dans le cadre du travail et ce que nous maintenons vivant ensuite.
Audit documentaire initial
Cartographie des types de documents, des volumes, des canaux d'entrée et des points de perte ou d'erreur dans l'archivage actuel de l'entreprise.
Taxonomie de classification
Catalogue structuré de catégories et sous-catégories adapté au métier, avec règles de priorité et critères d'acheminement pour les cas ambigus.
Modèle de classification configuré et validé
Système entraîné ou configuré avec de vrais documents de l'entreprise, validé selon des métriques de précision avant le déploiement en production.
Intégration dans les outils existants
Connexion du classifieur aux systèmes en place : messagerie, ERP, gestionnaire documentaire (SharePoint, Google Drive, Dynamics, Odoo, Holded ou autres), sans remplacer le logiciel principal.
Tableau de bord et révision des exceptions
Interface opérationnelle permettant à l'équipe de consulter les documents en attente de révision, de corriger les classifications et d'alimenter le modèle sans intervention technique.
Documentation et formation de l'équipe
Manuel d'exploitation, guide de taxonomie actualisable et session de formation pour les utilisateurs qui gèrent le flux documentaire.
La classification documentaire par IA est le socle d'autres services du Grupo Summum : les documents bien organisés alimentent des recherches sémantiques plus précises, des agents d'IA qui agissent sur des dossiers et des révisions de contrats assistées ; lorsque le volume ou la réglementation l'exigent, Summum Sistemas connecte le classifieur à l'ERP ou au système de gestion documentaire de l'entreprise.
Une fois classés, les documents peuvent être retrouvés par leur sens, et non par leur seul nom de fichier : la recherche sémantique permet de trouver en quelques secondes ce qui nécessitait auparavant de parcourir des dossiers.
Voir le service → iaLes documents classés et structurés constituent la matière première idéale pour les systèmes RAG qui permettent de poser des questions en langage naturel sur l'archive documentaire de l'entreprise.
Voir le service → sistemasLes métadonnées extraites lors de la classification (type, date, fournisseur, montant) peuvent alimenter des tableaux de bord pour analyser le flux documentaire et détecter les goulets d'étranglement opérationnels.
Voir le service →Factures, bons de livraison, contrats, bons de commande, devis, bulletins de salaire, rapports techniques, e-mails avec pièces jointes, formulaires numérisés et tout document au format PDF, Word, Excel ou image. Le système est configuré pour les types de documents que votre entreprise traite ; il n'existe pas de liste fermée.
Non. Le classifieur agit comme une couche entre les points d'entrée (messagerie, scanner, portail) et les outils que vous utilisez déjà. Il se connecte via API ou via des connecteurs natifs à Microsoft 365, Google Workspace, Dynamics, Odoo, Holded, Sage et d'autres systèmes courants dans les PME. Aucune migration ni remplacement n'est nécessaire.
Cela dépend des types de documents et de la qualité des exemples d'entraînement. Dans les projets disposant de taxonomies bien définies et de documents homogènes (factures de fournisseurs habituels, bons de livraison au format standard), la classification automatique dépasse généralement 90 % sans intervention manuelle. Les documents ambigus ou nouveaux sont acheminés vers une révision humaine, et ces corrections améliorent le modèle au fil du temps. Nous présentons de vraies métriques de précision issues du pilote avant de valider le déploiement définitif.
Le délai habituel entre le diagnostic initial et le premier déploiement en production est de quatre à huit semaines, selon la complexité de la taxonomie et le nombre d'intégrations nécessaires. Le test pilote dure une à deux semaines avant le déploiement définitif.
Ils sont acheminés vers une file de révision manuelle accompagnée de la suggestion du système et de son niveau de confiance. Un membre de l'équipe examine, confirme ou corrige, et cette décision alimente le modèle en retour. L'objectif est que la file de révision se réduise progressivement à mesure que le système apprend les cas spécifiques de votre entreprise.